Whistleblowing

La soluzione per la gestione delle segnalazioni degli illeciti in azienda

Dal 17 dicembre 2023 tutte le aziende che occupano più di 50 dipendenti dovranno adeguarsi alla nuova disciplina di cui al Dlgs 24/2023, che prevede che le aziende si dotino di canali informatici di segnalazione interna sicuri, a cui i dipendenti, fornitori, clienti, dipendenti, stagisti, tirocinanti, soci, possano inviare le notizie di illeciti di cui sono a conoscenza.

Ma che cos'è esattamente il whistleblowing?

Il whistleblowing è la pratica in cui un individuo riferisce segretamente o pubblicamente informazioni confidenziali o comportamenti illegali, non etici o scorretti all'interno di un'organizzazione, azienda o ente governativo. Queste informazioni possono riguardare frodi, abusi, corruzione, discriminazione, violazioni della legge o altre pratiche dannose.

Che cosa comporta questo adempimento per le aziende coinvolte?

1) Istituzione di canali interni di segnalazione
Per consentire alle persone legittimate (dipendenti, consulenti) adeffettuare segnalazioni di violazioni, cioè di comportamenti atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato, elencate nell’art. 1 del Dlgs 24/2023 è necessario che l'azienda si doti di canali appropriati. L’istituzione di questi canali deve essere preceduta da un confronto sindacale per cui è necessario quanto meno una comunicazione alle OOSS esterne, ovvero alla rappresentanza sindacale interna all’azienda.
2) Individuazione del soggetto incaricato alla gestione delle segnalazioni
L'azienda deve individuare un soggetto (interno o esterno) incaricato di gestire le segnalazioni, che non può essere uno degli amministratori della società, che goda in proposito di autonomia. Il soggetto incaricato deve essere formato e deve avere gli strumenti per gestire in autonomia il canale di segnalazione interno e le segnalazioni ricevute, secondo la procedura prevista dal DLgs. 24/2023, che fissa dei termini per la gestione delle segnalazioni.
3) Informativa
Le aziende dotate di un sito internet devono pubblicizzare in apposita sezione le informazioni sul canale previsto per le segnalazioni, informazioni che devono essere rese disponibili in ogni caso anche all’interno dell’azienda.
4) Archiviazione
Deve poi essere istituito un sistema di conservazione, non necessariamente digitale, per le segnalazioni ricevute quale che sia la forma con cui sono state presentate, nonché la documentazione relativa alla gestione della pratica relativa a ciascuna segnalazione.

Quali sono le funzionalità della soluzione software?

• Sistema di comunicazione informatica che tutela la riservatezza del contenuto della segnalazione e la sua immodificabilità, nonché l’eventuale anonimato del segnalante
• Gestione della corrispondenza con il segnalante, anche anonimo
• Notifica di ricezione delle segnalazioni
• Modello di segnalazione e successivi adempimenti
• Conservazione delle segnalazioni e relativo Registro.

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